مدیریت دانش سازمانی در کتابخانه‌های دانشگاهی ایران: مستندسازی و سازوکارهای آن

پژوهشنامه کتابداری و اطلاع رسانی

مقاله 7، دوره 7، شماره 1 - شماره پیاپی 13، شهریور 1396، صفحه 129-152   

نوع مقاله: مقالات پژوهشی

شناسه دیجیتال (DOI): 10.22067/riis.v7i1.58500

نویسندگان

سلیمان شفیعی¹؛ محسن نوکاریزی²؛ زهرا جعفرزاده کرمانی^{* 1}

¹دانشگاه امام رضا (ع)

²دانشگاه فردوسی مشهد

چکیده

مقدمه:
دانش سازمانی به دلایل مختلفی مانند بازنشستگی و جابجایی مدیران در مسیر فراموشی و محو قرار دارد. مستندسازی قادر است از طریق ثبت، ارزیابی، سازماندهی، نگهداری و انتشار دانش و تجربیات مدیران، از محو دانش جلوگیری کند. پیش‌نیاز مستندسازی، تعیین ویژگی‌ها و سازوکارهای آن است. بر این اساس هدف این پژوهش شناسایی و رتبه‌بندی سازوکارهای مستندسازی در کتابخانه‌های دانشگاهی ایران بود.
روش‌شناسی:
روش پژوهش پیمایشی-تحلیلی و با توجه به هدف پژوهش، نوع آن کاربردی بود. جامعه آماری این پژوهش مدیران کتابخانه های دانشگاهی ایران بود. اعضای جامعه 172 نفر بود که بر اساس جدول اندازه جامعه و نمونه کرجسی و مورگان، 116 نفر به صورت طبقه ای تصادفی انتخاب شدند. 100 نفر به پرسشنامه پاسخ دادند و میزان پرسشنامه های برگشتی 2/86 درصد بود. برای گردآوری داده‌ها از پرسشنامه الکترونیکی محقق ساخته در قالب طیف لیکرت بر اساس چند پرسشنامه آماده و مرور پیشینه پژوهش استفاده شد. پرسشنامه اولیه برای تعیین روایی محتوایی (صوری) بین متخصصان توزیع شد و پس از انجام دادن اصلاحات لازم و تغییرات پیشنهاد شده توسط متخصصان، نسخه نهایی آن تدوین شد. برای تعیین پایایی پرسشنامه تعداد 30 نسخه توسط جامعه مورد بررسی تکمیل شد که از طریق محاسبه ضریب آلفای کرونباخ،87.45 به دست آمد. برای توصیف و تجزیه و تحلیل داده ها از آمار توصیفی و آمار استنباطی استفاده شد. در آمار توصیفی از میانگین و برای بررسی متغیرها از تحلیل عاملی اکتشافی و آزمون فریدمن استفاده گردید. این پژوهش از آن رو که به بررسی دیدگاه‌های مدیران جامعه آماری میپردازد و بر اساس دیدگاه نمونه‌ای از آنها در مورد جامعه قضاوت می کند، پیمایشی است و از این منظر که نتایج پژوهش را می توان در عمل برای مستندسازی دانش در کتابخانه‌ها به کار گرفت و تا حدودی مشکلات آن ها را در این زمینه مرتفع ساخت، پژوهشی کاربردی است.
یافته ها:
سازوکارهای مستندسازی دانش بر پایه چرخه یکپارچه حیات دانش سازمانی دالکر شناسایی و براساس درجه اهمیت و میانگین‌های کسب شده، رتبه‌بندی شدند. بدین ترتیب، 11 سازوکار ثبت و استخراج، 9 سازوکار ارزیابی/ انتخاب، 7 سازوکار کدگذاری، 8 سازوکار پالایش، 9 سازوکار اشتراک، 7 سازوکار دسترسی، 7 سازوکار فراگیری، 8 سازوکار به‌کارگیری، 7 سازوکار ارزیابی و 6 سازوکار به‌روزرسانی معرفی شدند. مهم‌ترین منابع کسب دانش ضمنی و عینی مشخص شد و با توجه به تحلیل عاملی اکتشافی در سه عامل منابع کسب و ثبت دانش ضمنی مدیران، منابع دانش عینی برای کدگذاری و بازنمون و منابع دانش عینی برای وب‌کاوی و داده‌کاوی نام‌گذاری شدند.
بحث و نتیجه‌گیری:
مستندسازی دانش در کتابخانه‌های دانشگاهی ایران از الگویی خاص تبعیت نمی‌کند. با توجه به مشکلاتی که کتابخانه‌های دانشگاهی در زمینه مستندسازی دارند، در این پژوهش سازوکارهای لازم برای تسهیل اجرای مستندسازی معرفی شده است. این سازوکارها براساس دیدگاه‌های مدیران این مراکز شناسایی و رتبه‌بندی شده‌ و بر ویژگی‌های اصلی مستندسازی یعنی، استخراج، اعتبارسنجی، اصلاح و انتشار دانش ثبت شده متمرکز است، لذا نتایج آن از قابلیت لازم برای استفاده در محیط‌های کتابخانه‌ای برخوردار است. با توجه به این که در زمینه مستندسازی دانش پژوهش‌های اندکی صورت گرفته است، بر این اساس در اجرای پژوهش کمبود منابع لاتین و فارسی وجود داشت و برخی از پاسخ‌دهندگان در خصوص موضوعات مربوط به متغیرهای پژوهش شناخت محدود داشتند که این موضوع از طریق ارائه تعاریف مربوط به مفاهیم مدیریت دانش در ابتدای پرسشنامه و نیز در پی نوشت آن مرتفع گردید. تشکیل کمیته مستندسازی، انتصاب فردی به‌عنوان کارشناس دانش، تهیه فرم‌های مخصوص ثبت دانش و تدوین شیوه‌نامه مستندسازی از مهم‌ترین پیشنهادهای پژوهش بود.

کلیدواژه‌ها

مدیریت دانش؛ مستندسازی دانش؛ کتابخانه‌های دانشگاهی؛ چرخه حیات دانش سازمانی؛ مدل دالکر

مراجع

اخوان، پیمان؛ و دهقانی، مریم (1394). مدیریت دانش: اکتساب دانش ضمنی خبرگان. تهران: دانشگاه صنعتی مالک اشتر.

الهی، شعبان؛ بهاری‌فر، علی؛ و صالحی، علی (1383). طراحی ساختار نظام مستندسازی تجربیات سازمان مدیران. فصلنامه پژوهش‌های مدیریت در ایران، 9 (42)، 23-52.

جعفری مقدم، سعید (1389). مستندسازی تجربیات مدیران از دیدگاه مدیریت دانش. تهران: مؤسسه تحقیقات و آموزش مدیریت.

جمشیدی، گیتی؛ و حیدری، غلامرضا (1394). شناسایی زیرساخت‌ها و سازوکارهای مستندسازی تجارب و دانش در کتابخانه‌های دانشگاهی ایران. فصلنامه تحقیقات کتابداری و اطلاع‌رسانی دانشگاهی، 49 (2)، 191-211.

نظافتی، نوید؛ رشیدی، مهسا؛ و تقوی‌فرد، محمد (1392). مقایسه تکنیک‌های استخراج دانش و ارائه یک متدولوژی ساخت‌یافته به‌منظور مستندسازی دانش. چشم‌انداز مدیریت دانش، (14)، 63-86.

Ahmed, P. K., Lim, K.K., & Loh, A.Y.E. (2002). Learning through knowledge management. Oxford: Butterworth-Heinemann.

Alias, D.F. (2016). Knowledge sharing scenario capture: a case study in IT department of public higher education institutional. Journal of Advanced Management Science. 4 (6), 207-510.

Aminga, N.N. (2015). A capture and acquisition mechanisms at Kisii university. Interdisciplinary Journal of Information, Knowledge and Management. 10, 105-116.

Baumard, P. (1999). Tacit knowledge in organizations. Thousand Oaks, CA, Sage publications.

Bukowitz, W., & Williams, R. (2000). The knowledge management fieldbook. London Prentice Hall.

Colon-Aguirre, M. (2012). Organizational storytelling in academic libraries: roles, addressees and perceptions. A dissertation presented for the doctor of philosophy degree, the university of Tennessee, Knoxville.

Dalkir, K. (2005). Knowledge management in theory & practice, Elsevier. Butterworth-Heinemann.

Dalkir, K (2011). Knowledge management in theory and practice. Second Edition. MIT press.

Denning, S. (2002). History of knowledge management. Accessed in April.

Gaines, B.R. (2013). Knowledge acquisition: past, present and future. International Journal of Humman-Computer Studies, 71, 135-156.

Karadsheh Louay, L., Mansour, E., Alhawari, S., Azar Ghassan, L., & EL-Bathy, N. (2009). A theoretical framework for knowledge management process: toward improving knowledge performance. Communications of the IBIMA, 7, 67-79.

Lave, J., & Wenger, E. (1999). Situated learning: Legitimate peripheral participation. Cambridge university press.

Mackay, D. (1974). The mechanics of tacit knowing, IEEE Transaction on System, Man and Cybernetics, 4 (1), 84-95.

Maponya, P. M. (2004). Knowledge management practices in academic libraries: a case study of the University of Natal. Pietermaritzburg libraries, 1-31.

Meyer, M., & Zack, M.H. (1996). The design and implementation of information products. Slaon Management Review, 37 (3), 45-59.

McElroy, M. (1999). The knowledge life cycle. In ICM Conference on KM, Miami, Fl.

McGraw, K., & Harrison-briggs, K. (1989). Knowledge acquisition: principles and guidelines. Englewood cliffs, NJ: Prentice Hall.

Milton, N. R. (2007). Knowledge acquisition in practice: a step-by-step guide. Springer Science & Business Media.

Muse, M. A. (2013). Knowledge acquisition workshop: a remarkable convergence of ideas. International Journal of Human-Computer Studies, 71, 195-199.

Mutual, S.M., & Mooko, N.P. (2008). Knowledge management, in L.O. aina (eds). Information and knowledge management in the digital age: concept, technologies and African perspectives. Ibadan: third world information services, 267-299.

Nickols, F. (1996). Cooperative development of a classification of knowledge management function. Knowledge praxis. Retrieved My 25, 2016, from http://www.media-access.com/classification.html.

Poulymenakou, A, Cornford, T., & Whitley, E.A. (1992). Knowledge acquisition for organizational problem solving: developing expert systems and beyond, Expert System With Application, 5, 121-130.

Prerau, D.S. (1990). Developing and managing expert systems. ACM press New York, NY, USA.

Raja, W., Ahmad, Z., & Sinha, A. K. (2009, October). Knowledge management and academic libraries in IT Era: Problems and positions. In Poster paper at international conference on academic libraries at University of Delhi, 5th to 8th October.

Stranack, K. (2012). Critical review of knowledge management in theory and practice. Retrieved Nowember 15, 2016, from: stranack.ca/2012/07/16/critical-review-of-knowledge-management-in-theory-and-practice/.

Wiig, K.M. (1993). Knowledge management methods: practical approaches to managing knowledge. Arlington, TX: Schema Press.

Zack, M.H. (1996). Developing a knowledge strategy. California Management Review, 41 (3), 125-145.